英文メールに30分かかる人のための「型」の貯め方

英文メール1通に30分かかる。この原因は、あなたの英語力そのものではないことがほとんどです。時間を食っているのは、毎回ゼロから文を組み立て直している工程です。 書き出し、依頼、催促、断り、謝罪。ビジネスメールの骨格は繰り返し現れます。そこを「型」として自分の中に持てば、考える対象は中身だけになります。効く条件は、型をまとまりとして覚えること・自分の言葉で書き直すこと・思い出す工程を挟むことの3つです。

金曜の夕方、送信ボタンの前で止まる30分。「Thank you for your email」まで書いて、その次の一文で辞書を開き、例文サイトを3つ見比べ、結局最初の案に戻る——書き終えたころには、本来の仕事が1つ後ろにずれています。この記事では、なぜ組み立て直しに時間がかかるのかを解説し、型を自分の表現として貯めていく手順を紹介します。

30分の正体は「その場で組み立てている」こと

人が一度に処理できる情報の量には限りがあります。Sweller (1988) は、問題解決の最中にかかる認知的な負荷が、学習と遂行を妨げうることを論じました。英文メールを書くときのあなたは、同時に複数のことを処理しています。何を伝えるか。どの語を選ぶか。時制はどうか。この言い方は失礼にならないか。

このうち後半の3つは、本来は毎回考え直す必要のないものです。Skehan (1998) は、言語の運用が、規則から一語ずつ組み立てる処理と、まとまった表現をそのまま取り出す処理の両方に支えられていると整理しました。定型のまとまり——チャンク——を持っている人は、取り出すだけで済みます。同じ文面を書いていても、負荷のかかり方がまったく違うわけです。

つまり30分の多くは、英語力の不足ではなく、毎回同じ計算をやり直しているコストです。これは順番の問題であって、努力不足の問題ではありません。

テンプレ集を「置いておく」だけでは短くならない

ここで多くの人が、表現集やテンプレートをブックマークします。ところが、翌週も同じくらい時間がかかります。理由ははっきりしています。外部に置いてある文は、探す・読む・合っているか確かめる、という工程を毎回発生させるからです。負荷の置き場所が変わっただけで、総量は減っていません。

Roediger & Karpicke (2006) は、いったん覚えた内容をあとから思い出す練習が、その後の保持を高めることを示しています。読み返すことと、思い出すことは別の作業です。テンプレを見ながら貼り付けている限り、思い出す工程はどこにも発生していません。

さらに、間隔の取り方も効きます。Cepeda ら (2006) は、練習を時間的に分散させたほうが、まとめて行うより言語的な記憶の保持に有利であることを、多数の研究の統合から報告しています。同じ10分でも、1日にまとめるより、数日に散らしたほうが残ります。この考え方はSRS（間隔反復）の記憶科学で詳しく扱っています。

型を「自分の表現」に変える4ステップ

貯め方の手順は、次の4つです。

1. 過去の自分のメールから集める
一般的な例文集ではなく、送信済みフォルダから始めます。あなたが実際に書く用件は、驚くほど限られています。依頼、日程調整、確認、催促、謝罪、断り。この6つで大半が埋まるはずです。用件ごとに、うまくいった1通を選びます。

2. 中身を抜いて、骨だけ残す
固有名詞や日付を外し、置き換え可能な箇所を空欄にします。1つの用件につき、書き出し・本題・締めの3つのまとまりに分けておくと、後で組み替えが効きます。

3. 見ないで書き戻す
ここが省略されがちな工程です。カードの表に「納期の再調整を依頼する」と日本語で書き、裏に英文を置く。表を見て、思い出して書く。答え合わせは、書き終えてからにしてください。瞬間英作文を、話す代わりに書く形でやるイメージです。

4. 日を空けて、もう一度
翌日、3日後、1週間後。間隔を空けて同じカードに戻ります。すらすら出るようになったものは、間隔を伸ばして構いません。

Anderson (1982) は、技能の習得を、規則についての知識が実行の手続きへ変わっていく過程として説明しました。3と4を挟むかどうかが、テンプレ集のままで終わるか、あなたの手が覚えている表現になるかの分かれ目です。

型を貯める前に、やることがあります

もう一点だけ確かめておきたいことがあります。あなたのメールが遅いのは、本当に書く工程だけの問題でしょうか。相手の英文を読み解くのに時間がかかっているなら、対処はまた別になります。

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参考文献: Skehan, P. (1998). A Cognitive Approach to Language Learning. Oxford University Press. / Roediger, H. L., & Karpicke, J. D. (2006). Test-enhanced learning. Psychological Science, 17(3), 249-255. / Cepeda, N. J., Pashler, H., Vul, E., Wixted, J. T., & Rohrer, D. (2006). Distributed practice in verbal recall tasks: A review and quantitative synthesis. Psychological Bulletin, 132(3), 354-380.